رسید پرداخت، پرونده‌ها، مدارك، نقشه ها، قراردادها، مدارک پرسنل،اسناد مثبته مالى و غیره از با ارزش‌ترين دارایی‌هاى اطلاعاتی شرکتها هستند كه باید به حفاظت، نگهداری، سرعت دسترسی، طبقه‌بندى آن‌ها توجه ویژه‌اى شود. از بين رفتن مستندات فيزيكى و الكترونيكى به دلایل مختلف، از دست دادن منابع زمانی و ریالی زيادى را در پى دارد و تلاش‌هاى مضاعفی برای بازگرداندن آن‌ها می‌طلبد. با پیشرفت تکنولوژی روش های فیزیکی بایگانی، سرعت عمل و کارایی خود را از دست داده و ایجاد یک بایگانی الکترونیکی بسیار لازم و ضروری خواهد بود.

روش مرسوم شرکتها ساخت پوشه اشتراکی یا اصطلاحا Share است تا کاربران فایلها را داخل آن قرار دهند. این روش با افزایش اسناد مربوطه دقت، کارایی و سرعت عمل شما را کاهش می دهد. در صورتی که وقتی ضمائم هر گردش های اطلاعاتی در کنار آن موجود باشد کارایی شما به شدت بالا می رود.

یکی از قابلیت های خاص نرم افزار سپیدار، این است که به ازای هر فرمی در سپیدار، از اسناد حسابداری گرفته تا رسید دریافت، اعلامیه پرداخت و … می توانید انواع مختلفی از فایلها و مستندات مختلف مانند PDF، عکس، اکسل یا حتی پاورپوینت ضمیمه کنید.

گام اول:

با دسترسی کاربر Admin وارد بخش اطلاعات تکمیلی فرمی که میخواهید ضمائم داشته باشید شده و برای ضمائم عنوان تعیین کنید (حداکثر 5 عنوان) دقت کنید عناوین برای ردیفهایی که نوع آنها لینک هست وارد شود:

گام دوم:
برای الصاق ضمیمه دلخواه کافیه دکمه

رو بزنید و آدرس فایلی که قراره ضمیمه بشه رو انتخاب کنید

دقت کنید برای اینکه ضمائم برای همه کاربرانی که به فرم مربوطه دسترسی دارند قابل استفاده باشه باید روی همه سیستم ها Map Drive معرفی شده باشه